Administration Coordinator, Western Europe

Fournir un soutien administratif de haut niveau au Directeur Régional pour l'Europe Occidentale. Selon les instructions, examiner, développer, documenter et mettre en œuvre des processus administratifs efficaces pour la gestion des projets financés par l'AWI et des propositions associées à la région de l'Europe de l'Ouest ;

- Développer un plan d'administration mensuel et annuel pour s'assurer que toutes les factures, les contrats, les bons de commande et l'administration connexe sont traités avec succès dans les délais fixés par l'entreprise ;

- Informer le chef de projet concerné de tout problème susceptible d'avoir un impact négatif sur l'organisation ou la réalisation des résultats convenus ;

- Fournir aux responsables des rapports précis et en temps voulu sur les données du programme et du projet, et contribuer à l'interprétation de ces rapports ;

- Aider l'équipe régionale à effectuer les rapprochements de fin d'année financière des projets (cela comprendra la clôture des projets et la création de nouveaux projets dans le système SAP) ;

- Assister l'équipe régionale dans l'administration liée au système SAP et dans l'établissement des rapports mensuels, des mesures et des évaluations ;

- Rédiger des documents juridiques, notamment des contrats de projet, des accords de conseil, des accords de non-divulgation et des bons de commande ;

- Suivre et gérer le processus de flux de travail pour les contrats, les accords, les bons de commande et d'autres documents liés au projet pour l'équipe ;

- Assurer la liaison avec les fournisseurs, les consultants et les partenaires commerciaux pour veiller à ce que leurs obligations envers AWI soient respectées ;

- Maintenir les informations relatives aux projets dans SAP et dans le système de gestion des documents de l'entreprise ;

- Effectuer le classement (papier et électronique/numérique) de tous les contrats, bons de commande et autres documents et correspondances selon les besoins ;

- Réserver des voyages nationaux et/ou internationaux réguliers pour les membres de l'équipe et, le cas échéant, les visiteurs du bureau de Paris et/ou de Londres ;
TWC PD 

- Gérer les besoins en courrier pour le bureau de Paris ;

- Gérer les dépenses MasterCard, sur une base mensuelle, pour le directeur régional Europe de l'Ouest ;

- Aider à la préparation des réunions, y compris la réservation de salles/de lieux, l'organisation de la restauration et l'organisation des besoins en thé/café le jour d'une réunion ;

- Aider le directeur régional à préparer les documents de réunion du conseil d'administration et/ou du comité ;

- Créer un flux de travail pour gérer la correspondance/les demandes entrantes et gérer en conséquence ;

- Gérer les demandes de renseignements sur Source Wool provenant de Woolmark.com ;

- Effectuer des tâches administratives pour soutenir les projets et le flux opérationnel, par exemple les rapports, la planification et l'exécution des réunions, les procès-verbaux, la formulation de documents internes, par exemple les demandes de graphiques, et le briefing du siège sur les besoins en contenu ;

- Rédiger les procès-verbaux des réunions régionales et des autres réunions d'équipe, le cas échéant ;

- Aider à l'expédition/la logistique en relation avec les ateliers ou autres événements et The Wool Lab ;

- Aider à remplir les formulaires des nouveaux fournisseurs et à créer des bons de commande dans Sap et à les exécuter via Docu-sign ;

- Gérer le calendrier régional conformément à la feuille de route, ajouter des événements externes régionaux et mondiaux pertinents dont nous devrions avoir connaissance, par exemple les semaines de la mode et du design, la conférence Textile Exchange, Sustainable Fashion Angle, COPS, etc ;

- Travailler avec le personnel clé du siège pour gérer les mises à jour/formations internes si nécessaire. 

- Meilleure gestion des calendriers pour la collaboration et les réunions externes, amélioration de l'efficacité et du potentiel de collaboration.

- Assurer la liaison avec le siège pour aider à diagnostiquer et à résoudre les problèmes ;

- Créer un système de communication avec les contacts et les cibles (en dehors de l'octroi de licences) basé sur le plan de communication régional pour les parties prenantes afin d'augmenter les contacts et l'engagement personnalisé ;

- Créer des modèles d'e-mails, les envoyer et gérer les envois et les mises à jour ultérieurs via des outils de l'entreprise tels qu'Optimizely et Salesforce. Par exemple, envoyer les mises à jour saisonnières du laboratoire de laine, assurer le suivi avec les partenaires de la chaîne d'approvisionnement et collecter les échantillons de tissu du laboratoire de laine ;

- Remplir le calendrier des contenus, créer des textes pour les lettres d'information et les mises à jour à partir des informations primaires fournies à l'aide d'outils tels que ChatGPT ;

- Soutien à la coordination d'événements, par exemple logistique, gestion de base des talents, création de contenu via le siège et rapports ;

- Mettre à jour les informations dans le CRM (Salesforce) selon les instructions ;

- Gérer les fournitures de papeterie pour le bureau de Paris

- Être le point de contact pour traiter tous les problèmes informatiques liés au bureau.

- Selon les besoins, organiser la sécurité et les laissez-passer pour les nouveaux employés ou les visiteurs du bureau de Paris.

- Coordonner et effectuer d'autres tâches liées au bureau, selon les instructions.

- Effectuer d'autres tâches administratives en fonction des besoins.

Connaissances techniques :

- Une expérience dans la rédaction de rapports sur des projets serait hautement souhaitable

- Compétences intermédiaires + en MS Word, Excel et Powerpoint

- Une expérience préalable avec des systèmes de gestion de documents est fortement souhaitée

- Une expérience avec SAP serait très appréciée

- Une connaissance de l'industrie de la mode/du textile serait un avantage mais n'est pas indispensable.


Expérience professionnelle :

- Une expérience de plus de 2 ans dans un rôle administratif est essentielle.

- Une expérience préalable dans l'administration de projets serait très appréciée


Autres compétences et qualités :

- Compétences de communication très développées, y compris une capacité à rédiger de manière claire et concise pour répondre aux exigences du public (en français et en anglais).

- Capacité à travailler en équipe et à apporter un soutien à un groupe diversifié d'individus ayant des besoins variés.

- La flexibilité est essentielle, car ce poste peut nécessiter de travailler en dehors des heures normales.

- Avoir le souci du détail

- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à établir des priorités

- Attitude positive

- Capacité à établir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux

- Orienté vers les processus, mais avec la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins urgents de l'équipe

- Autonome et très motivé

- Capacité à faire preuve de compétences en matière de planification et de mise en œuvre

- Capacité avérée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais

- forte capacité à se concentrer sur les tâches à accomplir