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Nom
CAMILLE PIRES KAUSS
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Assistante Administrative Des Services Généraux H/F

Pays : France

Région : Ile de France

Département : Paris

Ville : PARIS

Catégorie : Administration - Accueil

Type de contrat : CDD

Type d'emploi : Plein temps

Expériences : 2 à 5 ans

Présentation d'entreprise

Description du poste

Mission Générale

Assister administrativement le Responsable Services Généraux Paris, le Responsable Maintenance Magasins et leurs équipes.

Eléments de contexte

CDD à pourvoir sur Paris du 31 août 2020 au 15 janvier 2021.

Principales activités
* Secrétariat classique pour les 2 responsables :

*
+ Accueil : visiteurs
+ Agendas : organisation de rendez-vous et des réunions d’équipes
+ Saisie des notes de frais,
+ Courrier : dispatch du courrier des équipes
+ Filtrage téléphonique et orientation des appels vers les équipes
+ Réalisation et diffusion de compte-rendus de réunion
+ Gestion des fournitures de bureau
* Organisation de pots d’arrivée ou de départ, de célébrations de naissance/mariage et commandes de plateaux repas pour les équipes SG et Sécurité, etc.
* Réalisation de suivis d'activité, suivi d’indicateurs, contrôles règlementaires, de l'application des contrats (KPI), rapports, etc.
* Conception et mise à jour de tableaux de bord et de présentations
* Suivi des demandes d’interventions sur « ma boite à services » et réalisation d'étude qualité auprès des clients internes.
* Gestion des demandes de commandes et factures de projets (devis, rapprochement factures/bon de livraison/réception), création de fournisseurs (C1/C2)
* Conception et réalisation de l'archivage des documents, informations et fonds documentaires des projets (documents, DOE, pièces techniques…)

Finalités du poste

Profil recherché

Critères de Performance :
* Rigueur et bonne organisation
* Multi-tâches et gestion des priorités
* Fiabilité dans la remontée d’information à ses responsables
* Sens du service, contribution active à la bonne ambiance du service
* Diplomatie
* Confidentialité

Profil :
* BAC + 2
* Maîtrise des outils word/excel
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