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Sophie Salmon
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Coordinateur Showroom et Preview (f/h)

Pays : France France

Région : Ile de France

Département : Seine-Saint-Denis

Ville : PANTIN

Catégorie : Communication

Type de contrat : CDI

Type d'emploi : Plein temps

Expériences : 5 à 10 ans

Présentation d'entreprise

Hermès est le nom d’une Maison, mais c’est avant tout celui d’une famille qui, depuis bientôt deux siècles, écrit l’histoire d’une entreprise parisienne fondée sur le savoir-faire et la qualité, la tradition et l’innovation. Harnacheur puis sellier, Hermès déploie aujourd’hui sa créativité à travers 15 métiers. Les maîtres mots sont restés les mêmes : exigence et authenticité, élégance et sobriété, fantaisie et audace. Maison familiale indépendante qui poursuit sa tradition artisanale française, Hermès crée, vend et fabrique des objets beaux, utiles et durables. L’entreprise rassemble plus de 15 000 collaborateurs dans 50 pays et 60 filiales, tous artisans à leur manière et engagés dans le projet à long terme de la Maison.

Description du poste

Mission Générale

Eléments de contexte

Hermès Services Groupe est une entité opérationnelle de services partagés, au sein de l’entité juridique d’Hermès Sellier. Cette entité offre de nombreux services à une partie ou toutes les filiales et entités du Groupe, dans les domaines suivants :  Ressources Humaines, Paie, Conseil Interne, Services Généraux, Achats Indirects, Comptabilité, Finance, Sécurité, et Développement Commercial des Métiers.

La Direction du Développement Commercial des Métiers organise les deux show-rooms et les deux previews annuelles de la Maison Hermès. Ces événements sont les moments privilégiés pendant lesquels les nouvelles collections sont présentées à notre réseau international de magasins afin d’être achetées.

La Direction du Développement Commercial des Métiers crée et réalise également différentes actions d’animation interne destinées aux collaborateurs de la Maison.

Principales activités

Vous assurez la coordination des événements de la Maison Hermès, en particulier sur les aspects suivants :

1. Auprès des 60 filiales
* Communication sur les informations générales et l’organisation (différentes présentations selon le timing)
* Création et gestion d’une base de données, dont un annuaire des Acheteurs pour l’événement (via un nouvel outil digital : « MyPodium »)
* Organisation logistique de la venue des filiales sur place (badges, navettes hôtels, inscriptions dîners Acheteurs/autres événements, informations sur place, accueil…)
* Gestion des Vendeurs détachés (mise en relation avec les Métiers, organisation de leur venue sur place : réservations hôtels, navettes, suivi…)
* Création de support de présentations Powerpoint avec toutes les explications nécessaires aux Acheteurs pour leur séjour, ainsi que l’explication des nouveautés

2. Auprès des 15 Métiers
* Communication sur les informations générales et l’organisation (différentes présentations selon le timing)
* Organisation des réunions préparatoires Métiers avant chaque événement (planification, compte rendu, suivi), pour traiter les sujets organisationnels (badges, plannings, Vendeurs externes et détachés, logistique, lien avec les Services Généraux)
* Création et suivi d’un retroplanning global pour les Métiers (installation, arrivées produits, shootings…)
* Gestion des listes de badges et du système d’accès à l’évènement
* Coordination en lien avec les Services Généraux et la DSI pour tous les sujets budgétaires/organisationnels/matériels
* Organisation de réunions de partage (planification, compte rendu, suivi) avec les équipes Support
* Coordination de l’exécution des plans hardware (prestataire externe) : synthèse et mise à disposition pour les équipes Support
* Organisation de la plénière du lancement des événements (coup d’envoi, débrief après chaque événement, suivi des différents sujets)

3. Auprès de la Direction du Développement Commercial des Métiers
* Recrutement et management d’un collaborateur en CDD « Assistant(e) Showroom » pour accompagner la gestion de l’événement
* Selon les évolutions de l’organisation, possibilité de management d’un collaborateur en charge des plannings du Podium (voire de la Preview)
* Coordination et transmission des informations dans l’équipe, évaluation des impacts sur les dossiers des autres membres de l’équipe, et suivi avec chacun des membres
* Coordination budgétaire : tenue des budgets de Fonctionnement/Informatique/Documents et Badges (budget estimé en amont des événements ; atterrissage et réalisé après chaque événement ; suivi des provisions), et préparation du budget annuel sur ces sections pour le Directeur du Développement Commercial, en vue de la navette budgétaire suivante

4. Auprès des équipes d’accueil pendant l’événement
* Recensement et management des équipes d’hôtesses/vestiaire (3 personnes) : organisation des tâches, plannings
* Suivi et traitement des demandes d’accès aux évènements (étude, validation et centralisation des données)
* Création de supports de travail et mise en place de processus spécifiques pour proposer le meilleur accueil possible aux participants

Finalités du poste

Vous contribuez auprès du Directeur du Développement Commercial des Métiers à la bonne réalisation des événements internes de la Maison Hermès. Vous proposez le meilleur accueil possible aux participants.

Profil recherché

* De formation supérieure, justifiant d’une expérience de 5 ans minimum en communication et/ou en événementiel, en entreprise ou au sein d'une agence de communication
* Personnalité souple, dotée d’un excellent relationnel, capable de s’adapter à différents niveaux d’interlocuteurs
* Assertivité et capacité à faire respecter les règles d’organisation (accès Métiers, déjeuners, création de badges, etc.)
* Personnalité persévérante, réactive et proactive, orientée solutions, avec un esprit positif et une forte capacité de travail pour faire face à des missions challengeantes, avec des périodes denses de travail
* Capacité à prendre du recul sur les sujets tout en portant une attention particulière aux détails
* Capacités de créativité et d’innovation pour les événements et pour l’adaptation des outils (supports de communication)
* Très bonne qualité d’expression orale et écrite, en français et en anglais (bilingue)
* Aisance à prendre la parole et à animer des réunions
* Maîtrise complète des outils informatiques (Powerpoint, Excel)
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